東海大學精實行動報導(下)-107學年競賽成果分享
- 單位 : 公共關係室
- 分類 : 榮譽榜
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- 日期 : 2019-09-03
今年6月28日本校精實行動（5S）複賽圓滿結束。由王茂駿校長引領三位外審委員─台灣引興公司王佳惠總經理、漢翔公司精實改善組王彝萍經理、中華精實協會曾景祥副秘書長，以及精實行動辦公室張書文主任在一天內訪評參加複賽的24個團隊，並分別從行政和教學單位的前三名、佳作2個團隊，以及入圍5個團隊，總計有20個單位獲獎（連結附件1）。並於9月2日行政同仁講習中頒發競賽獎金和獎狀，並由前三名團隊向全體行政同仁分享改善經驗和成果。
107年度5S訪評委員合影（左起：王彝萍委員、曾景祥委員、王茂駿校長、王佳惠委員、張書文主任）
王茂駿校長就任後，於本校中長期計畫中將精實管理列為6 大發展構面─「高效經營」的主軸之一，並於104 年度第2 學期與105年度分別執行了兩期的精實行動，活動重點聚焦在「行政部門流程改善」，並於105年度成立精實行動推動辦公室作為推動單位。為了將改善的種子播撒到各單位，改善職場環境、作業效率與行政同仁的改善能力，106年度第三期的精實行動的焦點在5S活動，並將原本的活動範圍擴及行政單位和教學單位，總共成立78個改善團隊。5S活動源自於日本，主要包括「整理、整頓、清掃、清潔、紀律」等5個部分，它被豐田汽車等日本一流企業以及許多海外企業視為推動組織改善的第一步。5S不僅有助於製造現場改善，也適用於事務部門改善職場環境和效率。
107年度5S訪評(左圖：基本勞作與服務學習組；右圖：環工系)
106學年度5S活動重點在「整理」和「整頓」兩大階段，透過整理活動確立要用與不要用的基準，排除職場內不要用的物品，接著透過整頓活動將留下的要用物品，進行分類並決定其擺放位置、品名和數量。許多團隊的同仁表示，藉由「整理和整頓活動的機會排除了許多不要用的物品，增加空間清爽和舒適感，同時也降低了找尋物品或採購過多物品的浪費。此外，因同仁和同學詢問物品擺放位置而打斷工作的情況也大幅減少。」106學年度5S活動成果訪評由王茂駿校長、王立志副校長、精實辦公室張書文主任，以及兩位外審委員─陳鳳山教授與漢翔公司生產處張咸明副處長擔任。
106年度5S訪評委員合影（左起：王立志副校長、陳鳳山委員、王茂駿校長、張咸明委員、張書文主任）
為了訪評全校78個團隊，活動分別於2018年8月7日與8月16日兩日舉行，並從行政和教學單位中，分別選出前三名、佳作2個團隊及入圍5個團隊，總計有20個單位獲獎（連結附件2）。
106年度5S訪評(左圖：營繕組；右圖：工工系)
107年度第四期精實行動除了持續推動5S外，在訪評委員的建議下，追加了第6個S（Safety安全）。5S活動的重點放在「整理、整頓的精進」、職場的「清掃」，以及「清潔」─整理、整頓、清掃成效的維持及職場「紀律」的養成。「安全」的部分重點放在校園交通安全強化，包括「安全帽配戴管理」、「停車再開管理」「路平改善」，由總務處交安組與營繕組負責執行。
左圖：校門口設置安全帽配戴標誌；右圖：交安組於教堂前勸導配戴安全帽
左圖：停車再開管理標誌；右圖：路平改善
為了改善「106年度各團隊在各自單位內推動5S活動，彼此之間互動和觀摩機會不多」與「如何提高全校近80個團隊5S訪評活動的效率」等問題，精實辦公室首先將全校團隊分成行政三大群與教學三大群，接著從106年度5S得獎單位中選出績優團隊隊長成立了一個臨時性任務編組─「5S推動委員會」，從中選出六大群的正、副領導者，協助精實辦公室推動5S。
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5S推動委員會聚會照片（107年度）
在「5S推動委員會」與六大群隊長、副隊長及群內各團隊同仁的共同努力下，今年4月下旬到5月中旬，六大群分別舉辦了「群內各團隊間相互觀摩學習活動」，這項活動讓群內團隊之間可以互訪，觀摩彼此的作法、成效、推動時的困難與解決之道。
六大群各自完成群內相互觀摩後，各群分別在5月31日全校勞作日後2週內完成了「群內5S成果訪評（初賽）」─由群內每個團隊派出一位評分代表，集合後依排定的動線到各單位訪評，最後六大群各推出最優前四名的團隊，總計24個團隊參加複賽，複賽結果如前所述。
5S團隊教學及行政群相互觀摩、訪評
如同本校在大度山這片堅硬的紅土地上植樹一般，在全體同仁的支持和努力下，為期兩年的精實行動(5S)讓本校的5S樹苗逐漸成長茁壯，在行政和教學將近80個團隊形成美麗的林相。經觀察六大群的相互觀摩活動後發現：1）雖然是觀摩活動，但各單位同仁會努力進行整理、整頓和清掃，做到「第4個S-清潔」；2）因為第一次舉辦正式的觀摩，原本聲稱忙碌不太想參加的單位同仁，參加之後反而可以看到態度改變。另外有不少同仁在觀摩活動中紛紛拿著手機拍照，吸取其他單位的作法、經驗和優點帶回自己的單位作為改善的參考；3）許多團隊同仁在職場內部和外部增加的植栽或擺飾，讓職場環境變的更溫馨友善；4）有更多的同仁發揮巧思創意。例如，用廢材製作了傘架（例如，哲學系、助學勞作組）；製作便於取用和歸還的鑰匙盒；以圖形取代文字的目視化（例如，哲學系、建築系）等，這些內涵都有助於形成本校的組織能力；5）參觀者彼此見面後大家互動融洽，反映出本校的溫馨職場文化；6）群內各團隊之間或六大群之間，有助於形成「輸人不輸陣─看到別的單位環境改善了，自己單位也不能輸太多」的改善動能。
為了在各職場落實5S活動養成習慣，108學年度除了持續在行政和教學單位推動5S，以及強化校園安全活動之外，也將同時從同仁提案的「流程問題」中，選出約12個主題進行改善，以因應許多同仁對於行政流程精實化的期待。
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廢材製成傘架(圖左為哲學系林楓琇、蔡佩倫製作；圖右為助學勞作組王啟桐製作)
